各部门、各单位：

为进一步规范我校合同审批和管理，明确各方责任并严控法律风险，依据《海南大学合同管理办法》，结合学校实际，现将有关事宜通知如下。

一、健全合同档案管理

合同承办部门应建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料，并按年度内向学校档案馆归档；合同主管部门应当妥善保管合同正本、审批（备案）流程单原件以及与合同事项有关的审批文件等资料，并按年度向学校档案馆归档。

合同归档文件资料包括但不限于：合同正本、审批流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

二、加强合同履行监管

建立履行跟踪机制：合同主管部门应当建立合同台账，结合实际需要，包括但不限于对合同名称、合同承办人、合同订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪，并按季度向法律事务办公室报送合同台账登记表。

及时处理合同补充、变更、解除等事项：在合同履行过程中，如因客观情况变化需要对合同进行补充、变更、解除等，合同承办部门应当签订书面补充、变更或解除协议，并按照合同审批程序办理。

三、严控倒签合同

学校禁止倒签合同。倒签合同，系在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同的行为，即合同实际履行或者约定履行的时间早于合同落款签署的时间。

倒签合同，将导致诸多法律风险，如合同效力存在不确定性、无法有效保障权益、易引发纠纷且在纠纷处理中处于不利地位等。

合同综合管理部门、主管部门及承办部门有权拒绝此类合同的审核申请；财务部门办理结算业务并进行账务处理时，对于倒签合同的，有权拒绝付款，并及时向合同主管部门通报。

请各单位、各部门及全体教职工严格执行学校合同管理规定，进一步规范管理，严控法律风险。

党政办公室（法律事务办公室）

2025年6月6日